Как выпустить электронную подпись в ФНС?
Система электронного документооборота с каждым годом все чаще используется в организациях, заменяя бумажные бланки и формуляры. Отчетность, декларации, заявки на участия в тендерах должны заверяться электронной подписью, подтверждающей их подлинность. Расскажем, что представляет собой такой инструмент, как выпустить электронную подпись в ФНС, какие документы для этого нужны.
Что такое ЭЦП, и кто ее выдает?
Это закодированные данные об юридическом лице, необходимые для идентификации организации, подаче официальных бумаг в электронном формате. Подпись защищает документ от внесения изменений, редактирования, подделки третьими лицами.
Документы, заверенные таким кодом, обладают такой же юридической силой, что и подписанные рукой бланки.
С 2022 года руководители компаний могут получить подпись только в удостоверяющем отделении ФНС.
Инструкция по выпуску электронной подписи в налоговой инспекции
- Выберите отделение налоговой инспекции в своем городе. На территории РФ работает около 700 удостоверяющих центров ФНС, руководитель может обратиться в любое отделение, а не только в то, где регистрировалась компания. Обратиться в налоговую инспекцию нужно лично, в рабочее время (с 9 утра до 6 вечера).
- Запишитесь на личный прием. Вы можете прийти в инспекцию без предварительной записи, однако, чтобы избежать очереди, выберите удобное время в личном кабинете на сайте ФНС.
- Подготовьте пакет документов. Для получения подписи потребуется паспорт руководителя (доверенного лица), СНИЛС. Для ускорения проверки возьмите с собой ИНН, свидетельство о государственной регистрации, доверенность, позволяющую действовать от имени компании. Если вы не взяли с собой эти бумаги, сотрудник налоговой инспекции найдет их в базе данных.
- Купите токен или возьмите старый носитель. ФНС выдает только сертификаты, а не USB-носители. Если раньше вы получали подпись в другом центре, можно использовать тот же носитель. Перед посещением отделения убедитесь, что на токене нет других сертификатов: перед записью нового ключа сотрудники удалят старую информацию. Купить новый носитель можно в удостоверяющем органе.
- Посетите ФНС. Подать заявление можно онлайн или непосредственно в отделении. Бланк выдают работники инспекции.
- Получите сертификат после идентификации. Идентификация заключается в предъявлении паспорта. Если данные достоверные, через 10 минут специалист выпустит код, запишет его на носитель. Важно: срок изготовления ЭЦП может быть увеличен до 5 дней (при отсутствии в системе данных информации о заявителе).
Подпись от ФНС действует 15 месяцев, далее придется получать новую.
Могут ли отказать в выпуске сертификата?
Сотрудники налоговых органов могут отказать в выдаче подписи по следующим причинам:
- Руководитель (доверенный сотрудник) не предъявил документ об удостоверении личности, ввиду чего идентификация невозможна.
- Информация в документах заявителя расходится со сведениями, указанными в единых информационных базах.
- Есть проблемы с носителем (несоответствие установленным критериям, техническая неисправность).
Как выпустить электронную подпись в ФНС — форма заявления
На бланке заполняется такая информация, как:
- Данные заявителя в соответствии с уставными документами (юридический адрес, данные из свидетельства о регистрации фирмы).
- ФИО, половая принадлежность, место рождения, гражданство заявителя, его адрес электронной почты, мобильный телефон.
- Просьба об изготовлении квалифицированного сертификата.
- Подпись.
Как выпустить электронную подпись в ФНС сотруднику организации?
Сотрудникам компании не нужно обращаться в ФНС, подать заявку можно в удостоверяющем центре, имеющем аккредитацию. За готовым токеном нужно приехать самому с паспортом, СНИЛС, документом с индивидуальным номером для налогового учета.
Крупные компании могут упростить процесс получения сертификата. В корпоративных центрах работники с действительной подписью могут продлить действие инструмента за 15 минут онлайн.
Где использовать полученную подпись?
Юридические лица могут пользоваться этим инструментом в следующих случаях:
- Работа с электронной документацией без печати на бумажных носителях. Благодаря этому удается сократить бумажный документооборот, упростить его ведение, освободить место в архивах.
- Передача налоговых деклараций в инспекцию для подтверждения полученной прибыли, затрат, совершенных сделок с контрагентами.
- Подача заявлений для участия в тендерах, в том числе в Интернете.
- Ведение внутренней документации, подпись фирменных бланков, формуляров.
- Подпись заявлений, жалоб, претензий при взаимодействии с клиентами, деловыми партнерами, государственными органами.
Как хранить подпись?
Разместить закодированную информацию можно на любом носителе. Для правильного использования потребуется ПО. Приведем оптимальные места для хранения файла:
- На операционной системе, в хранилищах локального типа. Места для хранения есть на каждой операционной системы. У этого способа есть недостатки. Использовать код можно только на том устройстве, где он хранится. При повреждении, сносе, переустановке ОС вы потеряете доступ к файлу. Также для использования инструмента придется дополнительно загрузить криптопровайдер, преобразующий алгоритмы.
- Токены. По своей форме устройство напоминает флеш-карту – оптимальный вариант для безопасного хранения файла. Объем памяти у токена достигает 256 Кб. На один сертификат уходит до 10 Кб, поэтому на носитель поместится сразу несколько подписей. Криптопровайдер устанавливать обязательно, однако сегодня вы можете взять носитель с уже встроенным ПО, они имеют соответствующую маркировку по ГОСТ.
- Облачные инструменты. Файл будет размещен на удаленном сервисе, получить доступ к нему можно по номеру телефона (на него придет код для подтверждения). Это удобный способ хранения, не требующий установки дополнительных программ, инструментов, входа с компьютера (можно использовать мобильный телефон). Минусы – не все учреждения принимают документы, подписанные таким способом.
Таким образом, юридическое лицо может получить ЭЦП в налоговой инспекции, для этого достаточно направить заявление с пакетом документов.
Если вам необходима помощь профессиональных адвокатов в Москве с отличной репутацией, которые могут решить самые сложные споры, то звоните по телефону: +7 (495) 120-07-05
Коллегия адвокатов Рогачев, Высоцкий и партнеры специализируется на юридическом сопровождении и защите бизнеса. Среди наши основных специализаций: проведение процедур банкротства юридических лиц, защита от субсидиарной ответственности, представительство и защита интересов доверителей в арбитражном суде. Мы всегда предоставляем бесплатные консультации своим клиентам и даем письменные гарантии перед заключением договора.